Reflexe k projektu weby kateder a ústavů FF MUNI /

V rámci Service Design Workshopu jsme se zaměřili na webové stránky kateder a ústavů FF MUNI. Tyto weby trpěly na několik problémů – chyběly jim standardy pro vzhled a funkce, obsahově byly nedostatečné a poskytované informace o studijních programech byly špatně koordinovány s hlavním fakultním webem. To vedlo k nejednotné vnější komunikaci a k minimální propagaci humanitních věd.
Cílem tohoto projektu bylo projít první polovinou dvojitého diamantu, zjistit o výše nastíněném problému co nejvíce informací a získaná data poté syntetizovat do výstupu, na základě kterého bude možné navrhnout vhodné řešení.

Cíle výzkumu a průběh designového procesu
Krátce po prvním semináři jsme se setkali na úvodní schůzce se zadavateli, abychom se o problému katederních webů dozvěděli co nejvíce vstupních informací, získali povědomí o rozsahu práce a definovali si zadavatelovy cíle. Na základě toho jsme vypracovali výzkumný plán a výzkumný cíl.

Cílem výzkumu bylo:
… bylo identifikovat, jakým způsobem, za jakých podmínek a s jakými cíli administrátoři katederních webů tvoří a spravují ony webové stránky, …
… abychom jim mohli poskytnout lepší a kontinuální podporu při tvorbě webů, …
… čímž chceme docílit kvalitnějších a reprezentativnějších webů, které odrážejí individuální potřeby kateder a zároveň nastolenou celouniverzitní komunikaci.

K objevování v rozšiřující se části diamantu jsme zvolili především polostrukturované rozhovory, k syntéze dat ve sbíhající se polovině zase tematickou analýzu a shrnutí do tzv. Insight Cards. Na jejich základě jsme poté nalezli hlavní problémy, nastínili příležitosti v řešení problému a navrhli další kroky do druhé části dvojitého diamantu.

POUŽITÉ VÝZKUMNÉ METODY:
• Polostrukturované rozhovory
V designovém procesu jsme použili primárně jako metodu získávání informací, dat a poznatků polostrukturované rozhovory. Jejich výhodou je flexibilita, která umožňuje s participanty prozkoumat téma více do hloubky.
Nejdříve jsme provedli research brief se stakeholdery, na základě kterého jsme stanovili cíl výzkumu a výzkumné otázky. Pro zodpovězení těchto otázek jsme sestavili scénář polostrukturovaných rozhovorů.V polostrukturovaných rozhovorech s administrátory webů jsme postupovali a řádně vedli rozhovor dle připraveného scénáře. Díky této metodě jsme mohli porozumět administrátorům webů do hloubky a zaznamenat jejich postoje a názory k jejich roli administrátora a správě daného webu.
Nevýhodu, kterou vnímáme při použití této metody je časová náročnost, vzhledem k vytíženosti administrátorů. Pokud by bylo k dispozici více času na projekt, věříme, že navýšení dosavadní velikosti vzorku o 5 respondentech by mohlo být pro tento projekt uspokojivější.

• Tematická analýza
Analýzu rozhovorů jsme provedli formou tematické analýzy v nástroji Figma. Tento způsob jsme zvolili převážně díky jednoduchosti nástroje a také možnosti vidět změny v dokumentu v reálném čase. Jedinou nevýhodu, kterou shledáváme u této metody je, že interpretace dat a jejich rozdělování do klastrů může podléhat subjektivitě. Z tohoto důvodu jsme analýzu prováděli všichni společně, abychom se pokusili klastrovat data co nejvíce objektivně a adekvátně.

• Insight Cards
Poté jsme informace ze stanovených oblastí vyhodnotili a vytvořili na základě nich Insight Cards. Tato část byla z našeho pohledu nejvíce náročná. Prostřednictvím těchto karet jsme prezentovali klíčová zjištění. Výhodou je jejich stručnost a přehlednost. Nevýhodou poté vynechání některých důležitých detailů, kvůli omezenému prostoru. Zároveň při zjednodušování informací může dojít ke zkreslení a nepřesnostem. Celkově jsme s výběrem metod spokojení.

VÝSLEDKY PRVNÍ ČÁSTI DIAMANTU
Našimi výsledky je devět Insight karet, které tvoří syntézu našich sesbíraných dat. Jejich vytvoření bylo nejkritičtější částí celého designového procesu. Samotným kartám předcházela tematická analýza, která byla rozsáhlá a podrobná, takže bylo téměř nemožné shrnout výsledky do několika pár vět.
Našich devět karet jsme později rozdělili do tří hlavních celků, které popisují naše výsledky, a to následovně:

1. Personální problém – Naše údaje ukázaly, že zkušenosti administrátorů odrážejí jejich postoj k práci, a pokud k ní mají pozitivní vztah, jsou více motivováni. Vyšší motivace spravovat web vede také k delšímu času strávenému jeho úpravami, a v konečném důsledku k lepším a přehlednějším vizuálním výsledkům. Je velmi důležité, aby pracovníci s touto kompetencí byli přijímáni na základě zkušeností a motivace.

2. Onboarding – Čtyři z pěti respondentů uvedli, že u nich neproběhlo zaškolení v systému Umbraco, ve kterém mají web spravovat. Správci tak musí se systémem pracovat metodou pokus-omyl, nebo z vlastní iniciativy a učit se o něm z YouTube videí. Zároveň nemají žádné podpůrné materiály, které by je navedly, jaké příspěvky jsou pro web vhodné nebo jaké funkcionality systému mohou využívat. Administrátoři o sobě navzájem nevědí a nemají prostor pro sdílení zkušeností a vzájemnou pomoc.

3. Chybějící cíle, cílová skupina, obsah – Kromě obsahové a vizuální standardizace chybí administrátorům webu jasně definované cíle a cílová skupina, pro kterou obsah tvoří. Kvůli těmto chybějícím strukturám jsou stránky velmi rozdílné a často uživatelsky nepřívětivé.

SPOLUPRÁCE V TÝMU A S AKTÉRY
Na začátku projektu jsme využili nástroj Asana k vytvoření strukturovaného plánu, který nám umožnil efektivně řídit a sledovat všechny úkoly. Tento přístup nám pomohl zajistit, že všichni členové týmu měli jasnou představu o svých povinnostech a milnících projektu. Role nebyly formálně přiděleny, avšak na základě našich individuálních schopností a preferencí jsme přirozeně převzali různé zodpovědnosti:

• Koordinátor projektu
Jeden člen týmu se ujal koordinace procesu organizace rozhovorů s adminy. Ostatní úkony a rozhodnutí byly dále prováděny na základě vzájemné domluvy a spolupráce.

• Výzkumník
Několik z nás se zaměřilo na provádění rozhovorů a sběr dat od aktérů, což zahrnovalo přípravu otázek a analýzu získaných informací.

• Analytik
Jeden člen se zaměřil na analýzu návštěvnosti webů a komunikaci s technickou podporou, aby získal potřebná data.
V našem projektu jsme identifikovali čtyři hlavní zainteresované strany: adminy, zadavatele, spolupracovníky adminů a technickou podporu. Aktivně jsme spolupracovali se třemi z nich.

V první fázi projektu jsme kontaktovali zadavatele, abychom se dozvěděli více o zadání a jeho kontextu. V rozhovoru, který trval asi hodinu, jsme získali důležité informace o současných webech, jejich správě a nastavení. Tato setkání nám poskytla základní pochopení problému a klíčové cíle projektu.

Ve druhé fázi jsme se zaměřili na adminy, kteří spravují weby jednotlivých ústavů. Kontaktovali jsme celkem pět z nich a prováděli s nimi podrobné rozhovory, abychom zjistili, jak probíhá jejich práce, jaké nástroje používají a jakým výzvám a limitům čelí. Tyto rozhovory nám umožnily identifikovat konkrétní oblasti, které by mohly být zlepšeny.
Nakonec jsme kontaktovali technickou podporu, abychom získali potřebná data o návštěvnosti vybraných webů. Technická podpora nám poskytla statistiky, které nám pomohly lépe pochopit stávající situaci.

HODNOCENÍ PRÁCE NA PROJEKTU
• Andrea: Práci na projektu hodnotím pozitivně, přestože některé části byly časově náročnější a vyžadovaly úsilí na koordinaci celého týmu. Celkově hodnotím projekt úspěšně a přínosně jako takový. Odnáším si zkušenosti a hlubší porozumění první části diamantu a tematické analýzy dat. Spolupráce s ostatními členy týmu byla dobrá. Konečné výstupy projektu, zejména Insight Cards, poskytly jasný přehled klíčových zjištění. Tato zjištění se teprve budou prezentovat stakeholderům. Osobně bych uvítala tento předmět v podzimním semestru, kdy je člověk většinou více namotivovaný.

• Diana: Práce na projektu mi umožnila získat první praktickou zkušenost s průběhem designového procesu. Do té doby jsem o něm měla jen hrubé teoretické znalosti. Přínosný byl celkový vhled do konkrétních kroků a postupů spojených s první částí diamantu, což mi dále výrazně ulehčuje tvorbu druhé části diamantu, na kterou se plánuji zaměřit v mé diplomové práci. Celkově vnímám práci na projektu jakou přínosnou a hodnotím ji kladně.

• Anna: Nečakala som, že mi tento projekt zaberie tak veľkú hodinovú dotáciu – keďže sme sa v týme rozhodli, že si z tohto projektu chceme odniesť čo najviac, každý z nás bol zainteresovaný v každej časti projektu. Dá sa teda povedať, že sme za lano ťahali naozaj spoločne. Toto rozhodnutie bolo asi časovo najnáročnejšie, avšak vďaka nemu som sa o designovom procese dozvedela oveľa viac, než keby naše úlohy boli striktne rozdelené a nemenné.

• Zdeněk: Veskrze nahlížím na celý projekt relativně pozitivně, především pak možnost projít si do hloubky první půlkou dvojitého diamantu (přestože je škoda, že jsem se ke kurzu nedostal dřív než v posledním semestru studia). Nicméně jsem měl pocit, že naše týmová spolupráce trochu pokulhávala, neměli jsme dobře rozdělené kompetence, což způsobilo, že práce na projektu byla mnohem složitější a časově několikanásobně náročnější.

CO BYSME UDĚLALI JINAK? CO SE POVEDLO?
• Andrea: Pokud bychom měli projekt realizovat znovu, myslím si, že značnou pozornost by si zasloužila přípravná fáze a time management celého týmu. Rozřazení rolí více direktivně či deadlinů a našich časových možností. Zkrátka podrobnější harmonogram prací. Celkově jsme jako tým pracovali více nárazově a například kontaktování stakeholderů by bylo vhodné provést ihned v týdnu od zadání projektu, nikoli později. Tímto se naše práce na projektu zbytečně posunuly i vzhledem k časové vytíženosti administrátorů webů, kdy někteří z nich měli možnost se setkat až ke konci května. Což vzhledem k časovému ohraničení projektu již nebylo možné. Zároveň jsme ze všech rozhovorů nahrávali pouze jeden. Lepší variantou by bylo nahrávat všechny, aby nedošlo ke zkreslení některých dat a přepisy byly přesně slovo od slova. Co se povedlo, byla pečlivé zpracování dat a Insight Cards. Výsledky považuji za úspěšné a hodnotné pro další vývoj projektu.

• Diana: Zpětně bych určitě lépe promyslela harmonogram celého procesu a jasněji definovala role v týmu. Počáteční plánování bylo dost vágní, což se odráželo pak v dalších krocích a celé práci na projektu. I přes to si ale myslím, že jsme dokázali vytvořit obstojnou práci, která je opřená o hodnotné informace.

• Anna: Pri ďalšej spolupráci by som si na začiatku definovala individuálne očakávania od tohto projektu, naše časové možnosti a tiež sposôb práce, ktorý preferujeme a vyhovuje nám. Aj kvôli rozhodnutiu, že všetci chceme byť súčasťou každej úlohy (ktoré sa ale nakoniec ukázalo ako veľmi vydarené), sme nemali pevne stanovenú líderskú rolu. V rôznych častiach projektu nám preto chýbalo jasné vedenie a motivácia pokračovať. To isté platí aj s dodržiavaním časového harmonogramu. Výsledkom bola nárazová práca, ktorá niekedy mohla spôsobovať stres.

• Zdeněk: V první řadě bych si rozhodně líp rozhodil týmové role. Ve druhé řadě bych se asi trochu víc zaměřil na rozhovory, které bych si celé nahrál, přepsal a z nich pak vyzobával důležitá data. Myslím, že tím, že jsme většinu rozhovorů jen přepsali podle svých slov, nám uniklo spoustu zajímavých insightů, které by mohly být prospěšné.